Adm. Capital de Trabajo

UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALA

UNIDAD ACADEMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES

CARRERA DE ADMINISTRACION

ADMINISTRACION FINANCIERA

INTEGRANTES:

                               AGUILAR JESSENIA            

AGUILAR LENIN

APOLO JERSON

JARAMILLO MARITZA

NICOLAS JAMES

ORDOÑEZ JOSE

NOVENO NIVEL “C” NOCTURNO

DOCENTE:

ING. MONICA NUGRA BETANCOUTH

2016

ADMINISTRACION DEL CAPITAL DE TRABAJO

La administración de capital de trabajo se refiere al manejo de todas las cuentas corrientes de la empresa que incluyen todos los activos y pasivos corrientes, este es un punto esencial para la dirección y el régimen financiero.

La administración de los recursos de la empresa son fundamentales para su progreso, este escrito centra sus objetivos en mostrar los puntos claves en el manejo del capital de trabajo, porque es este el que nos mide en gran parte el nivel de solvencia y asegura un margen de seguridad razonable para las expectativas de los gerentes y administradores.

El objetivo primordial de la administración del capital de trabajo es manejar cada uno de los activos y pasivos circulantes de la empresa de tal manera que se mantenga un nivel aceptable de este.

Los principales activos circulantes a los que se les debe poner atención son la caja, los valores negociables e inversiones, cuentas por cobrar y el inventario, ya que estos son los que pueden mantener un nivel recomendable y eficiente de liquidez sin conservar un alto número de existencias de cada uno, mientras que los pasivos de mayor relevancia son cuentas por pagar, obligaciones financieras y los pasivos acumulados por ser estas las fuentes de financiamiento de corto plazo. 

Elementalmente

Cuando una empresa tiene entradas de caja inciertas, debe mantener un nivel de activos corrientes suficientes para cubrir sus pasivos circulantes.

Capital de trabajo:

El capital de trabajo puede definirse como “la diferencia que se presenta entre los activos y los pasivos corrientes de la empresa“. Se puede decir que una empresa tiene un capital neto de trabajo cuando sus activos corrientes sean mayores que sus pasivos a corto plazo, esto conlleva a que si una entidad organizativa desea empezar alguna operación comercial o de producción debe manejar un mínimo de capital de trabajo que dependerá de la actividad de cada una.

Los pilares en que se basa la administración del capital de trabajo se sustentan en la medida en la que se pueda hacer un buen manejo sobre el nivel de liquidez, ya que mientras más amplio sea el margen entre los activos corrientes que posee la organización y sus pasivos circulantes mayor será la capacidad de cubrir las obligaciones a corto plazo, sin embargo, se presenta un gran inconveniente porque cuando exista un grado diferente de liquidez relacionado con cada recurso y cada obligación, al momento de no poder convertir los activos corrientes más líquidos en dinero, los siguientes activos tendrán que sustituirlos ya que mientras más de estos se tengan mayor será la probabilidad de tomar y convertir cualquiera de ellos para cumplir con los compromisos contraídos. 

Origen y necesidad del Capital de Trabajo

El origen y la necesidad del capital de trabajo está basado en el entorno de los flujos de caja de la empresa que pueden ser predecibles, también se fundamentan en el conocimiento del vencimiento de las obligaciones con terceros y las condiciones de crédito con cada uno, pero en realidad lo que es esencial y complicado es la predicción de las entradas futuras a caja, ya que los activos como las cuentas por cobrar y los inventarios son rubros que en el corto plazo son de difícil convertibilidad en efectivo, esto pone en evidencia que entre más predecibles sean las entradas a caja futuras, menor será el capital de trabajo que necesita la empresa. 

El objetivo primordial de la administración del capital de trabajo es manejar cada uno de los activos y pasivos corrientes de la empresa.

Rentabilidad vs. Riesgo

Se dice que a mayor riesgo mayor rentabilidad, esto se basa en la administración del capital de trabajo en el punto que la rentabilidad es calculada por utilidades después de gastos frente al riesgo que es determinado por la insolvencia que posiblemente tenga la empresa para pagar sus obligaciones.

Un concepto que toma fuerza en estos momentos es la forma de obtener y aumentar las utilidades, y por fundamentación teórica se sabe que para obtener un aumento de estas hay dos formas esenciales de lograrlo, la primera es aumentar los ingresos por medio de las ventas y en segundo lugar disminuyendo los costos pagando menos por las materias primas, salarios, o servicios que se le presten, este postulado se hace indispensable para comprender como la relación entre la rentabilidad y el riesgo se unen con la de una eficaz dirección y ejecución del capital de trabajo.

“Entre más grande sea el monto del capital de trabajo que tenga una empresa, menos será el riesgo de que esta sea insolvente”, esto tiene fundamento en que la relación que se presenta entre la liquidez, el capital de trabajo y riesgo es que si se aumentan el primero o el segundo el tercero disminuye en una proporción equivalente.

Ya considerados los puntos anteriores, es necesario analizar los puntos claves para reflexionar sobre una correcta administración del capital de trabajo frente a la maximización de la utilidad y la minimización del riesgo.

• Naturaleza de la empresa: Es necesario ubicar la empresa en un contexto de desarrollo social y productivo, ya que el desarrollo de la administración financiera en cada una es de diferente tratamiento.
• Capacidad de los activos: Las empresas siempre buscan por naturaleza depender de sus activos fijos en mayor proporción que de los corrientes para generar sus utilidades, ya que los primeros son los que en realidad generan ganancias operativas.
• Costos de financiación: Las empresas obtienen recursos por medio de los pasivos corrientes y los fondos de largo plazo, en donde los primeros son más económicos que los segundos.

En consecuencia la administración del capital de trabajo tiene variables de gran importancia que han sido analizadas anteriormente de forma rápida pero concisa , cada una de ellas son un punto clave para la administración que realizan los gerentes , directores y encargados de la gestión financiera, es recurrente entonces tomar todas las medidas necesarias para determinar una estructura financiera de capital donde todos los pasivos corrientes financien de forma eficaz y eficiente los activos corrientes y la determinación de un financiamiento óptimo para la generación de utilidad y bienestar social. 

CICLO DE CONVVERSION DEL EFECTIVO

El Ciclo de Conversión del Efectivo que puede ser homologado  con el término de ciclo de efectivo o de caja, es primordial para la administración del capital de trabajo. Es el plazo de tiempo que transcurre desde el pago por la compra de la materia prima hasta la cobranza de las cuentas por cobrar generadas por la venta del producto final.

Antecedentes

Los activos circulantes, comúnmente llamados capital de trabajo, representan la porción de la inversión que circula de una u de otra forma en el conducto ordinario de los negocios. Esta idea comprende la transición recurrente del efectivo a inventario, a cuenta por cobrar y nuevamente a efectivo. La falta de sincronización de entradas y salidas de dinero, da lugar a la necesidad de capital de trabajo, aspecto relacionado con los tiempos de duración del ciclo de conversión de efectivo.

Teoría del ciclo

Entre las cuestiones más importantes de una adecuada gestión financiera operativa en las empresas está sin lugar a dudas el manejo de la actividad circulante. El giro del circulante depende de las características estructurales de la empresa y de la variabilidad de las condiciones generales del sistema económico. Este período medio tenderá a permanecer constante siempre que dichas condiciones no varíen.

El tiempo que dura el ciclo debe ser financiado por la empresa, a mayor duración mayor cantidad de fondos se precisa para mantener la operación de la entidad.
Un ciclo de conversión de efectivo positivo, significa que la empresa debe utilizar pasivos negociables (como los préstamos bancarios) para mantener sus activos operativos, por ello es fundamental acortar los días del ciclo siempre que las condiciones lo permitan con vista a requerir menos fondos externos.

Este vacío se puede reducir mediante diversas acciones:

• Accediendo a préstamos bancarios.
• Reduciendo los períodos de inventarios.
• Acelerando los cobros.
• Obteniendo mayores plazos de créditos por parte de los suministradores.

Estos principios de actuación son los que precisamente coadyuvan a mantener niveles aceptables en las cuentas corrientes, sin afectar la liquidez de la empresa.

Ciclos componentes

El ciclo de efectivo (CE) se determina mediante tres factores básicos de liquidez:

• El periodo de conversión de inventarios (CI)
• El de conversión de cuentas por cobrar (CC)
• El de diferimiento de las cuentas por pagar (CP)

Los dos primeros, denominado ciclo operativo, indican el tiempo durante el cual se congelan los activos circulantes de la empresa; esto es el plazo necesario para que el efectivo sea transformado en inventario, el cual a su vez se transforma en cuentas por cobrar, que a su vez se vuelven a transformar en efectivo.

El tercero indica el tiempo durante el cual la empresa tendrá el uso de fondos de los proveedores antes de que ellos requieran el pago.

La fórmula para su cálculo es:

CE = CI + CC - CP

Estrategias

Existen varias estrategias para minimizar el ciclo de efectivo a través de sus ciclos componentes

Ciclo de inventario

El ciclo de inventario básicamente es el tiempo que tardan en convertirse en productos terminados las materias primas y materiales disponibles para el proceso productivo o de prestación de servicio. Las estrategias o medidas que podrían tomarse en cuenta para su disminución estarán encaminadas principalmente a:

• Emplear el sistema ABC para el proceso de control y selección de inventario siguiendo el principio de Pareto. Esta técnica permitirá la ubicación de los renglones de inventarios por zonas de importancia en dependencia de la contribución a las ventas.
• Aplicar técnicas de modelación óptima de inventario para la determinación de la cantidad requerida buscando los costos mínimos. Esta técnica puede ser aplicada para los renglones que clasifiquen en la zona A .
• Revisar todo el proceso de abastecimiento enfocado en los precios de adquisición, los términos de crédito comercial ofrecidos por los proveedores y la evaluación de las rebajas de los precios.
• Lograr contratos estables con los proveedores que ofrecen las mejores condiciones de crédito. En este punto la entidad debe obtener y conservar sus proveedores estrellas, aquellos que aseguran las materias primas fundamentales y que deben recibir un tratamiento especial.
• Contemplar el estado de conservación del inventario para evitar pérdidas en ventas, inventarios ociosos y de lenta rotación.
• Conocer a profundidad la operatividad de la empresa que permita establecer un promedio de rotación de todos los renglones.
• Mantener un sistema de distribución eficiente.
• Potenciar la calidad en las producciones y los servicios que aseguren la rotación de los inventarios la eficiencia, la eficacia y la efectividad de la empresa.

Ciclo de cobro

El ciclo de cobro no es más que el tiempo que tarda la empresa en colectar sus cuentas por cobrar después de realizar sus ventas a crédito. El proceso de cobranza es la parte que asegura las entradas de efectivo provenientes de las operaciones fundamentales.
El análisis de las cuentas por cobrar depende de la política de crédito comercial que aplique cada entidad con vista a incrementar o reducir sus ventas. Esta política se sustenta en variables que serán controladas para esos propósitos y estará sumamente ligada a las condiciones financieras y a la disciplina de pago de los clientes en el cumplimiento de los términos contractuales. Además puede basarse en un estudio de los cobros promedio a clientes por edades, estos a su vez determinan los patrones de cobranzas que contemplará la empresa en la confección de su presupuesto de efectivo.
Las medidas fundamentales para reducir el ciclo de cobro estarían encaminadas a:

• Diferenciar los clientes de acuerdo a la edad de sus cuentas. En este punto se debe trabajar de cerca con el reporte de antigüedad de las cuentas por edades.
• Ser más riguroso en la selección de los clientes.
• Hacer énfasis en la variable normas de crédito que es donde se evalúa la calidad del crédito.
• Establecer descuentos en efectivo a los clientes para fomentar el pronto pago.
• Realizar las conciliaciones antes del vencimiento de las facturas para que los clientes asuman la totalidad del monto de sus deudas.
• Ejecutar una gestión de cobro rápida (30 días) con los mejores clientes, y dar tratamiento especial a los que se califican como más morosos. Sin perder mercado en técnicas de alta presión.
• Aplicar los recargos por mora establecidos en los contratos de crédito comercial.
• Utilizar los instrumentos establecidos por el Banco Central de Cuba para agilizar el proceso de cobro.

Ciclo de pago

El ciclo de pago será el tiempo que tarda la empresa en pagar sus cuentas por pagar después de haber realizado el pago de sus materias primas y mano de obra. Los ciclos de pago extendidos aseguran ciclos de efectivo menores, esta condición es favorable para las empresas siempre y cuando el diferimiento de sus compromisos a corto plazo no interrumpa la cadena de suministros, y por consiguiente la falta de inventario no impidan los programas de producción y servicio a clientes.
Las medidas encaminadas a revertir esta situación de pago son las siguientes:

• Diferenciar las cuentas por pagar por edades de acuerdo al reporte de antigüedad de los saldos.
• Pagar los saldos envejecidos evitando las sanciones por mora y la pérdida de la imagen comercial.
• Incrementar los pagos que sean permisible a los diferentes proveedores en documentos de cambio hasta 60 días.
• Realizar las conciliaciones establecidas.
• Evaluar los descuentos por pronto pago que ofrecen los proveedores y compararlos con el de las fuentes alternativas de financiación.
• Aprovechar los descuentos siempre que sea económicamente factible.

ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

Un inventario es la existencia de bienes mantenidos para su uso o venta en el futuro. La administración de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al momento de requerir su uso o venta, basados en políticas que permitan decidir cuándo y en cuánto reabastecer el inventario.

La administración de inventarios se centra en cuatro (04) aspectos básicos:

1. Número de unidades que deberán producirse en un momento dado.
2. En qué momento debe producirse el inventario.
3. ¿Qué artículos del inventario merecen atención especial? y
4. ¿Podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos en inventario?

La administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener la operación al costo más bajo posible. 

El objetivo de la administración de inventarios, tiene dos aspectos que se contraponen: Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos.

 

Ambos aspectos del objeto son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de las operaciones de la empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventario, se disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer la demanda y de interrumpir las operaciones de producción y venta, pero también se aumenta la inversión. 

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción. 

El hecho de controlar el inventario de manera eficaz tiene sus ventajas y desventajas. La ventaja principal es que la empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez. Y como desventajas se pueden mencionar:

• Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento).
• Peligro de obsolescencia.

La administración de inventarios tiene entonces como meta, conciliar o equilibrar los siguientes objetivos:

• Maximizar el servicio al cliente.
• Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción, y
• Minimizar la inversión en inventarios.

Análisis del Inventario

– Nivel Óptimo de Inventario

Para lograr la eficiencia en el manejo de la materia prima, y que el producto final tenga un costo adecuado por este concepto, cada empresa debe fijar una política para el manejo de los inventarios, teniendo en cuenta las condiciones en las cuales desarrolla su objeto social.

Una política eficiente de inventarios es aquella que planea el nivel óptimo de la inversión en inventarios y mediante el control se asegura de que los niveles óptimos si se cumplen. 

Nivel Óptimo de Inventario:

Es aquel nivel que permite satisfacer plenamente las necesidades de la empresa con la mínima inversión. 

Existen diferentes áreas dentro de la empresa que tienen necesidades diferentes en cuanto al nivel de inventarios: 

Al momento de fijar una política de inventarios en cuanto a su nivel óptimo, la empresa tendrá que tener en cuenta diversos factores:

1. Ritmo de los consumos: a través de la experiencia determinar cómo es el consumo de materia prima durante el año:

• Lineales: la producción se comporta siempre de la misma manera.
• Estacionales: hay periodos donde la producción es baja y periodos donde es alta.
• Combinados: la empresa tiene líneas de producción que se comportan de manera lineal, pero a la vez, cuenta con líneas de producción estacionales.
• Impredecibles: la producción no se puede planear, pues depende de factores externos no controlables.

2. Capacidad de compras: Suficiencia de capital para financiar las compras.

3. Carácter perecedero de los artículos: La duración de los productos es fundamental para determinar el tiempo máximo que puede permanecer el inventario en bodega.

4. Tiempo de respuesta del proveedor:

• Abastecimiento instantáneo: Justo a Tiempo
• Abastecimiento demorado: Niveles altos

5. Instalaciones de almacenamiento: Dependiendo de la capacidad de las bodegas, se podrá mantener más o menos unidades en inventario. Alternativas:

• Alquiler de bodegas.
• Pactos con proveedores para suministros periódicos.

6. Suficiencia de capital para financiar el inventario: Mantener el inventario produce un costo.

• Si la rotación es alta el costo de oportunidad es bajo.
• Si la rotación es baja el costo de oportunidad es alto.

7. Costos asociados a mantener el inventario:

• Manejo
• Seguros
• Depreciación
• Arriendos

8. Protección:

• Contra posible escasez del producto.
• Contra demanda intempestiva.
• Contra aumentos de precios.

9. Riesgos incluidos en los inventarios:

• Disminución de precios.
• Deterioro de los productos.
• Pérdidas accidentales y robos.
• Falta de demanda.

Técnicas de Administración del Inventario

Como se explica en las secciones precedentes, el objetivo de la administración de inventarios, es tratar de equilibrar la inversión en inventarios y la demanda real del producto o servicio ofertado, de manera que se satisfagan de forma eficiente, las necesidades tanto a nivel empresarial como de los clientes. Para lograr este objetivo, las organizaciones deben desarrollar métodos y técnicas de control de inventarios. A continuación se explican diversos métodos de control de los inventarios: 

• EL MÉTODO ABC, EN LOS INVENTARIOS:

Este consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente.

El análisis de los inventarios es necesario para establecer tres (03) grupos de productos: el A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al número de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario está representado por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión.

Los artículos “A” incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el 20% de los artículos, en el caso de una composición 80/20. Los artículos “B”, con un valor medio, abarcan un número menor de inventarios que los artículos “C” de este grupo y por último los artículos “C”, que tienen un valor reducido y serán un gran número de inventarios.

Este sistema permite administrar la inversión en tres categorías o grupos para poner atención al manejo de los artículos “A”, que significan el 80% de la inversión en inventarios, para que a través de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversión en inventarios, mediante una administración eficiente. 

• DETERMINACIÓN DEL PUNTO DE REORDEN:

Como transcurre algún tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director de finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario considerando el número de días necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, así como el tiempo en que los artículos estarán en tránsito.

El punto de re-orden se acostumbra a manejar en las empresas industriales, que consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar los pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artículo han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.

Existen muchas formas de marcar el punto de re-orden, que van desde, una señal, papel, tarjeta, o una requisición colocada en los casilleros de existencias o en pilas de costales, y las mismas indican, que debe hacerse un nuevo pedido, hasta las formas más sofisticadas como lo es llevar las existencias del inventario a través de programas de computadora.

Algunas herramientas de este control de inventarios son:

La requisición viajera: El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo administrativo, pues de antemano se fijaron puntos de control y aprobación para que por este medio se finquen nuevos pedidos de compras y que no lleguen a faltar materiales o artículos de los inventarios en las empresas.

Existen dos sistemas básicos que se usan la requisición viajera para reponer las existencias, éstos son:

• Órdenes o pedidos fijos. En éste el objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda máxima que puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacén.

• Resurtidos periódicos. Este sistema es muy popular, en la mayoría de los casos cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de este sistema es conocer las existencias. 

• EXISTENCIAS DE RESERVA O SEGURIDAD DE INVENTARIOS:

La mayoría de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artículos.

Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artículos semi-terminados para balancear los requerimientos de producción de los diferentes procesos o departamentos de que consta la producción y así poder ajustar las programaciones de la producción y surtir a tiempo.

Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.

La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas por la filosofía de servicio a la clientela que produce un incremento en la participación del mercado que se atiende. 

• CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO:

En el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que se adquieran los inventarios y se inserten en la producción en el momento en que se necesitan. Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios.

Una compañía puede reducir su producción en proceso mediante una administración más eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden reducir las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, pero esto se refiere mayormente a factores externos. Con un trabajo en equipo que incorpore proveedores de confianza, se puede rebajar la cantidad de materias primas, respecto a los artículos terminados, podemos decir que si se reabastecen con rapidez, se reduce el costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se reducen los inventarios de éste tipo.

ADMINISTRACION DE CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar consisten en el crédito que una compañía otorga a sus clientes en la venta de bienes y servicios, es una modalidad de financiamiento a corto plazo que se les entrega a los clientes. Estas cuentas pueden tomar la figura de crédito comercial, el cual se refiere al crédito que la compañía le da a otras compañías, o bien, de crédito de consumo, el cual es el crédito que la compañía le extiende a los consumidores finales.

Para que una compañía esté en condiciones de otorgar crédito a sus clientes debe:

·         Establecer políticas de crédito y cobranzas

·         Evaluar cada solicitud de cada cliente, el crédito en particular.

El establecimiento de una política óptima de concesión de crédito exige que la empresa examine y trate de medir los costos y rendimientos marginales asociados a las diversas políticas.

En lo que se refiere a los beneficios desde el punto de vista más abierto de otorgamiento de crédito posiblemente genere un aumento de las ventas y un aumento de las utilidades brutas, sin embargo, este aumento en los rendimientos se ve neutralizado por diversos tipos de costos marginales relacionados con el crédito como son los costos de oportunidad de los fondos adicionales empleados para mantener un mayor nivel de cuentas por cobrar.

Adicionalmente, este aumento de las cuentas por cobrar puede llevar a un aumento de costos adicionales dados por los niveles de inventario, los costos de inversión en los mismos, el control de la cartera, y la mayor cantidad de cuentas por cobrar. Por otro lado, el riesgo también aumenta, ya que la probabilidad de poseer una mayor cartera vencida aumenta.

A la hora de establecer políticas óptimas de crédito, los administradores financieros de una empresa deben considerar diversas variables  de gran importancia, la cuales puedan controlarse y utilizarse para alterar el nivel de cuentas por cobrar, entre ellas tenemos:

·         Normas y estándares de crédito

·         Condiciones de crédito

·         Procedimientos y control de cobranza.

Normas y estándares

Las normas y estándares de crédito son criterios que utiliza una compañía para estudiar los demandantes de crédito y establecer qué monto se les puede aprobar. El establecimiento de estas normas y estándares permite a la compañía obtener cierto grado de control sobre la calidad de las cuentas aprobadas.

La calidad del crédito dado a los clientes es un concepto con diversas variables relacionadas con los siguientes elementos:

·         El tiempo que le toma a un cliente pagar sus obligaciones de crédito efectivamente.

·         La probabilidad de que un cliente no pague el crédito concedido.

Para determinar el primer elemento podemos utilizar el indicador de período promedio de pago o cobranza. La razón nos muestra la cantidad promedio de días que una empresa debe esperar, después de hacer la venta a crédito, para recibir el pago efectivo del cliente. Por supuesto, a mayor sea el período promedio de pago mayor serán los recursos invertidos en cuentas por cobrar de los créditos concedidos a los clientes.

El segundo elemento también lo podemos llamar riesgo de incumplimiento y lo podemos determinar con la razón de cartera vencida, que es la proporción del volumen total de cuentas por cobrar que una compañía nunca cobra, por lo tanto, a mayor sea el indicador de cartera vencida, mayores serán los costos de otorgamiento de crédito.

Una técnica popular que utilizan las empresas para el otorgamiento del crédito se denomina las cinco “C” del crédito:

·         Carácter: se refiere a el historial de pago del crédito, cumplimiento.

·         Capacidad: determina la capacidad que el solicitante del crédito posee para reembolsar el crédito solicitado, generalmente se analizan los estados financieros y los flujos de efectivo para el cumplimiento de los compromisos.

·         Capital: se refiere el monto de la deuda en relación con el capital propio, es un indicador del cubrimiento.

·         Colateral: el monto de los activos que el cliente solicitante posee disponibles para garantizar la deuda. En cuanto mayor sean los activos disponibles, mayor es la probabilidad de otorgamiento del crédito.

·         Condiciones: la aceptación de las condiciones existentes en la industria y peculiaridades en torno a la operación.

Esta técnica no genera una decisión de aceptar o rechazar una solicitud de crédito, solo pretende mostrar el panorama general de la situación del cliente y el analista debe tener la experiencia necesaria para analizar los datos y tomar la decisión.

Otro método comúnmente utilizado es la calificación del crédito, éste aplica unos valores o puntajes a las diversas características financieras del crédito, con el fin de predecir si pagará a tiempo.

En conclusión, el procedimiento debe generar una calificación que mide la fortaleza crediticia general del solicitante, la utilizamos para aceptar o rechazar la solicitud de crédito.

Revisemos la siguiente tabla donde se relajan las normas de concesión de crédito y se reflejan sus efectos en las utilidades.

Tabla 15

Efectos de la relajación de estándares de crédito
Variable	Dirección del cambio	Efecto en las utilidades
Volumen de ventas	Aumento	Positivo
Inversión en cuentas por cobrar	Aumento	Negativo
Gastos por deudas incobrables	Aumento	Negativo

Como vemos, la relajación del crédito puede traer unos beneficios en ventas pero a su vez aumenta los costos del manejo, si se deseara saber qué pasaría con unas normas de crédito más estrictas, los efectos serían los opuestos.

Condiciones de crédito

Las condiciones del crédito, o de venta, de una compañía especifican los términos que rigen el pago de un crédito otorgado a un cliente. Estas condiciones incluyen la duración del período de crédito y el descuento por pronto pago (cuando se ofrezca).

La duración del período de crédito es el lapso de tiempo del que un cliente dispone para el pago íntegro de su crédito el cual, generalmente, es determinado de acuerdo con las costumbres de la industria o sector.

Este período normalmente afecta la rentabilidad de la empresa, ya que está directamente relacionado con la duración de la mercancía en el inventario del cliente, entonces, los clientes que rotan rápidamente sus mercancías poseen períodos más cortos de crédito que los que deben esperar más tiempo para la realización de los inventarios.

Es por esto que un fabricante de bienes de lujo (como joyas) ofrece períodos de tiempo más largos para el cumplimiento de su crédito, que los fabricantes de bienes necesarios (como vestidos).

Por otro lado, se ve afectada la rentabilidad de la compañía con el período de crédito, ya que éste, al generar cuentas incobrables, aumenta los costos para la empresa.

El descuento por pronto pago es el descuento que se le ofrece al cliente con la condición de que pague el crédito que se le ha otorgado antes de que concluya un período específico.

Normalmente se expresa como descuento porcentual sobre el monto neto del costo de los bienes adquiridos (excluyendo fletes e impuestos).

Al ofrecer estos descuentos se debe especificar la duración o tiempo para acceder al descuento. Por ejemplo: 2/10, neto 30, que significa que tendrá el 2% de descuento sobre la compra, si cancela antes de 10 días, si no puede hacer el pago al valor neto hasta 30 días.

Los descuentos por pronto pago se ofrecen con el fin de acelerar la cobranza y, por ende, reducir la inversión de fondos en cuentas por cobrar de la empresa y sus costos asociados.

Procedimientos y control de cobranzas

Una empresa debe considerar en su administración de cuentas por cobrar la supervisión del crédito, la cual es una revisión continua de la situación de pago de los clientes a los que se les concedió crédito por compras de los productos ofrecidos.

Para ello, revisaremos dos procedimientos tradicionales: l período promedio de cobro y la antigüedad de las cuentas por cobrar.

 

·      ADMINISTRACIÓN DE PASIVOS CORRIENTES

Definición de Pasivo:

Es una obligación presente de la empresa, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento del cual, y para cancelarla la entidad espera  desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos

Definición de Pasivo Corriente:

Un pasivo debe clasificarse como corriente cuando:

(a) se espera liquidar en el curso normal de la operación de la empresa, o bien

(b) debe liquidarse dentro del periodo de doce meses desde la fecha del balance.

Todos los demás pasivos deben clasificarse como no corrientes.

Contenido de la Administración de Pasivos Corrientes: 

Ø  Administración de cuentas por pagar.

Ø  Fuentes de financiamiento sin garantía.

Ø  Fuentes de financiamiento garantizadas.

Ø  Costo de los fondos.

ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

 El financiamiento a corto plazo se puede clasificar dependiendo de su fuente, ésta puede ser espontánea o no. Es así como las cuentas por pagar y las deudas acumuladas representan formas de financiación espontáneas porque se derivan en forma natural de la operación diaria.

Su tamaño será una función dependiente del  nivel de operaciones, por lo tanto, de acuerdo con el crecimiento de la operación, estos pasivos aumentan y se utilizan para financiar parte de las necesidades de activos, especialmente corrientes.

En muchas economías observamos que un gran porcentaje de los clientes cancelan luego de poseer el producto, es decir, poseen un tiempo para realizar el pago del bien. Durante este plazo lo que han hecho los vendedores es conceder un pequeño crédito, es por ello que muchas pequeñas empresas prefieren acceder al crédito de los proveedores que al de las instituciones financieras que son más estrictas, es decir, acuden al crédito comercial.

Créditos Comerciales:

Cuentas abiertas: los proveedores envían los productos a los consumidores y adjuntan una factura en la que especifican los datos del cliente y del proveedor con su identificación, la cantidad de artículos entregados, el monto unitario y total de la deuda (si da lugar, se debe discriminar por aparte los impuestos que se acarrean con la transacción), y los términos de venta como plazo para cancelar, lugar, y las condiciones específicas que se hayan acordado entre las partes.

Este tipo de documento es un instrumento que no exige al cliente una formalización de la deuda con el proveedor. Los créditos son otorgados de acuerdo con el análisis de las historias crediticias de los clientes, el cual realiza el proveedor.

Los documentos de cuenta abierta se encuentran en el balance general de los productores como cuentas por cobrar y en el balance general de los clientes como cuentas por pagar.

Documentos por pagar: son un instrumento escrito con el que se documenta la deuda (pagaré) al proveedor. En él se estipulan datos similares a la de la factura, con una fecha única de pago en el futuro.

Este documento se aplica cuando el proveedor desea que el consumidor acepte formalmente la deuda con ciertas condiciones acordadas entre las partes. Encontramos muy comúnmente que el proveedor desee que firme esta clase de documentos (pagarés) cuando la cuenta abierta se ha vencido.

Las aceptaciones bancarias: son otro tipo de instrumento del crédito comercial mediante el cual reconoce formalmente la deuda por parte del consumidor o comprador, para ello utilizamos las letras de cambio a plazos.

Términos de venta

         Pago contra entrega o antes de la entrega: no se posee crédito comercial, el único riesgo a que se somete el proveedor es a que el cliente no acepte el producto, para este caso el único costo que debe asumir el proveedor son los costos de envío.

         Período Neto – sin descuento en efectivo: se utiliza bastante cuando los proveedores facturan en una fecha específica, y los clientes lo mismo, por ejemplo, cuando el cliente tiene que pagar mensualmente todos los 15, todos los pedidos que se entreguen durante el mes antes de esa fecha, son cancelados el 15 del mes siguiente.

         Período Neto – con descuento en efectivo: funciona similar al período neto sin descuento, sólo que el cliente posee un tiempo para cancelar las entregas de producto y si se cancela antes de esa fecha, se le otorgará un descuento sobre el pago, que llamamos descuento por pronto pago, como incentivo para que los consumidores cancelen de forma anticipada. Este descuento es diferente al descuento comercial, que es el que se entrega diferencialmente a los mayoristas y a los detallistas, y al descuento por cantidad que es el que se entrega por la venta de grandes embarques.

         Fecha temporal: en las actividades estacionales, algunos proveedores establecen fechas con incentivos con el fin de estimular a los consumidores a que coloquen sus pedidos antes del período crítico de ventas. Las tarjetas de crédito ofrecen a sus clientes que realicen sus compras navideñas y comiencen a cancelarlas hasta febrero, con el fin de aumentar la utilización de ellas en determinadas épocas.

Como dijimos anteriormente, el crédito comercial es una fuente de financiamiento espontánea que varía con el ciclo de producción: a mayor producción mayores compras, entonces mayores cuentas por pagar.

Veamos un ejemplo: si una compañía adquiere en promedio $10.000 diarios de X producto con plazo neto de pago de 30 días, esto quiere decir que durante ese lapso de tiempo la empresa se encuentra financiada por los proveedores en $300.000 (30 x $10.000 = $300.000). Sin embargo, si su nivel de compras aumenta a $12.000 diarios, ahora estaría siendo financiada en $360.000 (30 x $12.000 = $360.000), $60.000 adicionales con la nueva producción. Si el caso fuera al contrario, en el cual se disminuyera nuestro promedio de compras diarias, se observaría una disminución de la financiación por parte de los proveedores.

Pago en la fecha de vencimiento

El administrador financiero debe tomar la decisión del momento del pago: si lo hace antes de la fecha de vencimiento, acogiéndose a un descuento, o si cancela en la fecha misma de vencimiento, para ello veamos un ejemplo donde determinaremos la tasa de interés del pago neto.

Si tenemos una factura de $10.000, la cual se puede cancelar en 30 días neto o acogerse a un descuento del 2% dentro de los primeros 10 días, podemos ver lo siguiente:

Si paga durante los primeros días el valor a cancelar será de $9.800. Podemos entonces manejar como una equivalencia los $10.000 a 30 días ó $9.800 a 20 días, ¿cuál será el costo anual financiero de rechazar el descuento por pronto pago?

$200 = $9.800 * X% * (20/365 días)

X% = (200/9.800) * (365/20) = 37,2%

Es este ejemplo podemos observar que el crédito comercial puede ser una fuente de financiamiento a corto plazo bastante costosa, cuando se rechaza el descuento por pronto pago.

Podemos inferir que, a medida que aumenta el plazo de pago final, o número de días del crédito concedido, el costo de los intereses disminuye.

Pago después de la fecha de vencimiento

Cuando no se cancela a tiempo los clientes obtienen un financiamiento adicional, sin embargo, este beneficio se debe comparar con los costos asociados a la demora en el pago de las cuentas por pagar. Los posibles costos son los siguientes:

         Pérdida del costo de descuento por pronto pago.

         Castigos por retrasos en el pago como intereses.

         Deterioro en la calificación crediticia, junto con la capacidad de obtener créditos a futuro.

 De los tres anteriores costos podemos medir claramente los dos primeros, este valor será el punto básico de la toma de decisión, si nos demoramos o no, sin embargo, la calificación crediticia posee diferentes variables.

El mal manejo de los créditos normalmente lleva a la desconfianza en las entregas futuras por parte de los proveedores, volviéndose más estrictas las condiciones a la hora de vender un producto, si lo deciden hacerlo. Los bancos e instituciones financieras son mucho más estrictos y el poseer una historia lenta en el pago de las obligaciones puede acarrear problemas a la hora del otorgamiento de un crédito.

Este financiamiento gratuito, espontáneo y sin intereses, no es completamente discrecional de la compañía, ya que posee tiempos, en los cuales no realizar el pago puede acarrear costos bastante altos. Por ejemplo, en el pago de impuestos el gobierno es el que establece las fechas de pago, si no se paga tendrá multas e intereses bastante altos. Con relación a la mano de obra, los empleados trabajan durante el mes y esperan su salario al final de él, pero el no pago de los salarios le puede implicar una drástica disminución en el ritmo de la producción y, a su vez, en el nivel de ventas, lo cual hará caer las utilidades con una explícita pérdida de rentabilidad para la empresa.

FUENTES DE FINANCIAMIENTO SIN GARANTÍA

 Luego de analizar las dos principales fuentes de financiación, el crédito comercial por parte de los proveedores y los gastos o deudas acumuladas, veamos los métodos de financiación negociados o externos a corto plazo en el mercado público o privado.

Crédito del mercado de dinero

Las empresas grandes y bien establecidas permanentemente solicitan préstamos a corto plazo mediante papeles comerciales y otros instrumentos del mercado de dinero.

El papel comercial es un pagaré negociable a corto plazo, sin garantías, que se vende en el mercado de dinero.

Las emisiones de estos papeles comerciales poseen vencimientos cortos, generalmente entre 3 y 270 días.

Debido a que estos documentos son instrumentos del mercado de dinero, sólo las compañías legalmente constituidas pueden acceder a él como fuente de financiamiento a corto plazo. 

El mercado en el cual se mueve el papel comercial está integrado por dos partes:

         Mercado de colocación del papel a través de agentes

         Mercado de colocación directo

Línea de crédito: es un acuerdo formal entre un banco y un cliente en el cual se especifica una suma máxima de crédito sin garantías que el banco concederá a la empresa.

El límite de esta línea se basa en la valoración de la solvencia y los requerimientos crediticios de los clientes.

Por lo general, las líneas de crédito se establecen por período de tiempo específico y se renuevan luego de que le banco revisa el progreso del prestatario.

Dentro de ese plazo el cupo normalmente es rotativo, sin embargo, los bancos acostumbran a tener clausulas llamadas de limpieza, lo que indica que en una fecha y por un determinado tiempo el crédito debe cancelarse en su totalidad.

Lo anterior sucede debido a que los bancos deben estar pendientes de no convertir estos créditos en financiamiento a largo plazo con tasas de corto plazo.

Debe quedar claro que no es una obligación del banco mantener la línea de crédito y en cualquier momento puede darla por cancelada, si a juicio de él no se están cumpliendo las normas previamente establecidas.

Contrato de crédito revolvente: es un compromiso legal y formal que asume un banco de extender crédito hasta cierto límite. Mientras ese compromiso esté vigente el banco está obligado a financiar o extender el crédito hasta el monto acordado, siempre y cuando el cliente lo solicite.

El hecho de mantener esta línea de crédito es que el cliente debe pagar una comisión por manejo, además de los intereses causados por el uso del préstamo.

Los contratos de los créditos revolventes se pueden extender a más de un año, los cuales se deben considerar como prestamos de mediano plazo más que de corto plazo.

Préstamo de transacción: los préstamos al amparo de una línea de crédito o de un contrato de crédito revolvente no son recomendables cuando las empresas necesitan fondos a corto plazo para un fin específico.

Cuando los contratistas necesitan terminar una obra, ellos acuden a una entidad financiera para obtener el crédito y se comprometen a cancelarlo cuando les cancelan su trabajo.

FUENTES DE FINANCIAMIENTO GARANTIZADAS

 Cuando una empresa ha agotado sus fuentes de financiamiento a corto plazo sin garantías, puede obtener préstamos a corto plazo adicionales con garantía.

Lo que sucede con el financiamiento a corto plazo con garantía es que el prestamista mantiene activos específicos como colateral, el colateral adquiere la forma de un activo como las cuentas por cobrar o los inventarios.

El prestamista obtiene una garantía en el colateral a través de la realización de un convenio de garantía con el prestatario que especifica el colateral mantenido sobre el préstamo.

El convenio especifica los términos del préstamo, la garantía, la forma de retirarla al cancelar el préstamo, y las tasas de interés sobre el préstamo.

Entre los prestamistas se tiene la idea que el colateral reduce el riesgo de posibilidad de pérdida, pero no reduce el riesgo de incumplimiento, lo deseado por esta figura es reducir la pérdida en caso de incumplimiento.

Activos colaterales:

A los activos que sirven como colaterales a las deudas o préstamos solicitados se les determina un valor, el cual generalmente es dado por el mercado.

Estos valores extraordinarios o adicionales de la prenda pignorada sobre el monto del préstamo determina el margen de seguridad que el prestamista acepta para asegurarse contra una posible falta de pago.

Por lo tanto, si el prestatario no es capaz de cumplir con la obligación, el prestamista llegaría a vender la garantía con el fin de recuperar los fondos prestados.

Si al momento de vender la prenda, el monto conseguido fuera superior al de la deuda más los intereses por pagar, la diferencia sería reintegrada al prestatario.

Con el fin de minimizar la posibilidad de no poder vender los activos colaterales, como mínimo al monto del crédito otorgado, los prestatarios acostumbran a solicitar prendas por un valor de mercado mayor al del crédito solicitado.

Al momento de aceptar un activo como colateral de un préstamo, los prestamistas analizan diversos factores con el objetivo de sentirse lo más seguros posibles contra algún inconveniente de pago.

Cuentas por cobrar como garantía de préstamos

Las cuentas por cobrar son uno de los activos más líquidos que poseen las empresas y por tal motivo, son una garantía aceptable por parte de los prestamistas para los créditos a corto plazo.

Al observar la operatividad del proceso, los prestamistas encuentran sus principales  inconvenientes en el costo de procesamiento de la garantía y el riesgo de fraude ante la posibilidad que los prestatarios pignoren cuentas inexistentes o de difícil cobro.

El proceso de garantía: cuando una empresa solicita un préstamo frente a un activo como cuentas por cobrar, el primer paso que realiza el prestamista es evaluar las cuentas por cobrar para determinar qué tan conveniente es este activo como colateral.

En primer lugar, el prestamista elabora una lista de las cuentas aceptables, junto con las fechas de facturación y los montos. Uno de los principales factores para decidir las cuentas a recibir radica en la calificación crediticia del responsable o deudor de la cuenta por pagar.

El otro elemento que los prestamistas analizan es la antigüedad de las cuentas por cobrar, ya que su análisis lleva a deducir que entre más antiguas sean ellas, éstas se convierten en cuentas de difícil cobro y el riesgo de recuperar los fondos es más alto, reduciendo el monto de crédito o su negación, si las cuentas por cobrar no satisfacen al prestamista.

COSTO DE LOS FONDOS

 Luego de hablar de las garantías debemos analizar el costo que subyace en ellas y revisar algunos factores importantes que nos modifican el costo de los préstamos o créditos a corto plazo.

Estos factores nos deben ayudar a determinar la tasa efectiva o real de interés que manejan los préstamos a corto plazo. Entre ellos podemos analizar: la tasa de interés del mercado, los saldos compensatorios o saldo que se queda en el banco durante el período del préstamo como compensación, y las comisiones derivadas del crédito.

Las tasas de interés nominales de mercado son el marco en el cual se mueven los prestamistas y prestatarios en el proceso de negociación.

Estas tasas no son iguales para todos los clientes, ya que los bancos las varían de acuerdo con la liquidez y solvencia de los clientes. Entre más baja la solvencia de un cliente, más alta es la tasa de interés que intenta compensar el riesgo adicional asumido por la institución financiera y, mientras más alta la solvencia del cliente más se acercará a la tasa llamada por ellos, tasa preferencial.

La tasa preferencial es la tasa mercantil que los bancos cobran a sus clientes grandes y solventes con una situación financiera sana a corto plazo.

Esta tasa preferencial tiene mucho que ver con la competencia, ya que los bancos con el fin de captar dineros de estas grandes y solventes empresas, reducen al máximo el margen de utilidad.

La tasa se basa en el costo de marginal de los fondos de los bancos, la cual es reflejada por la tasa de interés interbancario. Cuando las negociaciones se realizan en monedas de diferentes denominaciones utilizamos la tasa Libor (londinense) o la Prime (norteamericana), y cuando la hacemos a nivel interno un buen referente es la tasa que se paga por los certificados de depósito a término.

Este margen resulta de los costos de los fondos, de las condiciones competitivas del mercado, y del poder de negociación del prestatario.

Al costo de los fondos se agrega una tasa de interés conocida como margen de intermediación y de la suma resulta la tasa de interés aplicada al cliente.

La tasa de interés aplicada a los préstamos a corto plazo dependerán fundamentalmente del costo de los fondos para los bancos, el cual puede estar determinado por la tasa de referencia, la solvencia del prestatario, las relaciones actuales y futuras entre el prestatario y el banco, además de otros costos implícitos en la investigación de crédito y el procesamiento de un préstamo.

Dos formas comunes de calcular los intereses de los préstamos mercantiles a corto plazo son la base de cobro y la base de descuento.

Cuando se recurre a la base de cobro, los intereses se cancelan al final de cada período de pago previamente establecido, si se opta por la base de descuento, los intereses se cancelan al comienzo del préstamo.